secrétaire – assistant-e en CDD de 6 mois

N° annonce

E001221

Direction

Enfance, éducation

Service

Périscolaire et éducatif

Catégorie(s)

C

Type de recrutement

Non permanent

Durée de temps de travail

Temps complet - 35h

Grade(s)

Adjoint administratif principal de 2e classe

Date limite de dépôt des candidatures

16/01/2022

Durée du contrat (pour les personnes non titulaires)

6 mois

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Le service Périscolaire et éducatif est en charge de l’ensemble des temps périscolaires proposés par la Ville aux enfants de 3 à 11 ans, dont la mission principale est de piloter, animer et évaluer le projet éducatif municipal, incluant tous les temps périscolaires (restauration, accueils périscolaires maternels, accueils de loisirs maternels, activités périscolaires, contrat local d’accompagnement à la scolarité, projet de réussite éducative, projets associatifs concourant à la politique municipale).

Description des missions, Activités

 

Vous aurez pour mission principale de seconder la/le responsable éducatif-ve territorial-e.

Vous assurez des activités d’accueil, de secrétariat, de coordination et de transmission des informations intra- et inter- territoire. Vous ferez partie de l’équipe territorialisée dans chaque territoire.

Le poste est basé sur le terrain, au cœur du territoire d’affectation.

Activités principales :

  • Assurer la permanence du matin en collaboration avec un-e responsable périscolaire de site pour assurer la gestion des absences du territoire, affectation des agents-es volants-es en lien avec la/le responsable éducatif-ve territorial-e.
  • Suivre la formation des agents-es du territoire : inscription des agents-es, suivi des convocations, assurer les remplacements en cas d’absence d’un-e agent-e.
  • Organiser les jurys de recrutement des vacataires, vérification des dossiers et des éléments variables.
  • Préparer et suivre les fiches des conseils d'école, veiller aux échéanciers à tenir.
  • Assurer les commandes et le suivi des effets d'habillement ainsi que le respect des règles de sécurité de l'ensemble des personnels du territoire.
  • Assurer la coordination avec le personnel du territoire, les services de la Direction, les directions d’écoles et les différents-es partenaires du territoire (autres services de la collectivité et partenaires externes : entreprises, associations...).
  • Assurer la gestion des visites médicales du territoire (convocations, lien avec le manager et la médecine du travail).
  • Elaborer des tableaux de bord et des plannings : suivi des absences, congés, remplacements, gestion des véhicules de service.
  • Participer à l’organisation les jours de grèves et recensement des grévistes.
  • Rôle d’appui aux agents-es sur les questions liées aux procédures et règles RH.
  • Veiller au suivi des dossiers.
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique du territoire.
  • Organiser les réunions et établir les comptes rendus.
  • Gérer l’agenda de la/du responsable éducatif-ve de territoire.
  • Rédiger et mettre en forme des notes, des courriers.
  • Assurer le tri et la distribution du courrier entrant et sortant de l’antenne territoriale.

Activités secondaires :

  • Coordination et collaboration avec les secrétaires-assistant-es du service Patrimoine pour l’enfance et l’éducation.
  • Classement et archivage.
  • Participer à la formation d’agents-es en reconversion ou à l’accueil de stagiaires, apprentis-es, contrats aidés.

 

Profil

  • Bac pro secrétariat.
  • Expérience en secrétariat / assistanat.
  • Maitrise des outils bureautiques.
  • Connaissance du fonctionnement administratif d’une collectivité.
  • Connaissance appréciée de logiciels internes (CIVI-RH, Inser, OGST…).
  • Capacité à s’adapter à des situations variées et à faire face à l’urgence.
  • Capacité d’analyse et de synthèse.
  • Aisance rédactionnelle pour la production de documents.
  • Capacité à communiquer avec des interlocuteurs-rices variés-es.
  • Capacité à travailler en équipe.
  • Discrétion, confidentialité.
  • Sens du contact et qualités relationnelles.
  • Réactivité.
  • Rigueur.
  • Prise d’initiative et autonomie.

Avantages liés au poste

  • Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • Prime de fin d’année.
  • Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
  • Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • Chèques vacances sous conditions.
  • Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Condition de l'exercice

  • Affectation sur l’antenne de territoire Robertsau-Conseil des XV – Esplanade à l’école Branly.
  • Horaires fixes sur une amplitude de 7h45 à 18h15.
  • Permanences téléphoniques le matin.