secrétaire-assistant-e

N° annonce

E001222

Direction

Règlementation urbaine

Service

Hygiène et santé environnementale

Catégorie(s)

B, C

Type de recrutement

Permanent
fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an)

Durée de temps de travail

Temps complet - 35h00

Grade(s)

Adjoint administratif principal de 2e classe à Adjoint administratif principal de 1ère classe, Rédacteur

Date limite de dépôt des candidatures

28/11/2021

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Le service Hygiène et santé environnementale intervient sur les enjeux de santé environnementale sur le territoire de la Ville de Strasbourg. Il est chargé de  protéger la santé de la population contre les risques liés aux milieux et aux modes de vies (hygiène de l’habitat, sécurité sanitaire des aliments, lutte contre le bruit, qualité sanitaire de l’eau, déchets, air intérieur, pollution, …). Dans ce cadre, il assure le contrôle technique et administratif des règles d’hygiène en exerçant ses missions soit au nom du Maire soit au nom du Préfet.

Description des missions, Activités

Sous l’autorité de la cheffe de service, vous êtes chargé-e d’assister administrativement les personnels techniques du service, de participer à la bonne organisation du service en assurant le secrétariat, l’accueil physique et téléphonique et en suivant les dossiers spécifiques qui vous sont confiés. Vous interviendrez dans la réalisation de vos différentes missions en lien avec l’assistant-e administratif-ve du service.

Activités principales :

Accueil téléphonique et physique :

  • Prendre en charge les nouvelles demandes des administrés, formule les premiers éléments de réponse avant orientation pour instruction auprès des  techniciens-nes et ingénieurs-es.

Gestion du courrier :

  • Réceptionner et enregistrer le courrier entrant et sortant du service au moyen du logiciel métier du service.
  • Assurer l'expédition des documents administratifs, la diffusion des courriers auprès des agents du service.
  • Etablir les accusés de réception des courriers.

Accompagnement administratif :

  • Pré-établir le dossier informatique à l’arrivée d’une nouvelle saisine.
  • Rechercher les archives existantes éventuellement liées au nouveau dossier.
  • Accompagner et assister les techniciens-nes dans l’instruction administrative des dossiers au moyen du logiciel métier du service.
  • Effectuer toutes tâches bureautiques : mise en forme élaboration, rédaction de tout document sur Word, Excel et PowerPoint et l’application métier du service.
  • Clôturer informatiquement les dossiers en fin d’instruction et mettre à jour les archives papiers.
  • Organiser, planifier les réunions internes et externes (convocations, réservations de salles, intendance…).
  • Assurer l'assistance organisationnelle des projets au cours de leurs différentes étapes : préparation des dossiers, prise de notes, rédaction de comptes rendus, synthèses des réunions techniques (projets : cartographie du bruit et plans de prévention du bruit, qualité de l'air intérieur, risque oxycarboné, « bien habiter »).
  • Assister les cadres techniques dans tous les aspects organisationnels.

Instruction technique et administrative :

  • Prendre en charge (après formation interne) l’instruction technique de saisines ne nécessitant pas d'investigations de terrain : analyse de la demande, engagement de la procédure administrative ad’hoc…
  • Assurer le suivi hebdomadaire des procédures de relance avec le logiciel métier.
  • Coordonner et assurer le suivi administratif de l’Observatoire habitat indigne et toutes autres procédures telles que le recouvrement des travaux d’office, les relances par téléphone…
  • Instruire les diagnostics de constats de risque d’exposition au plomb.

Référent RH du service :

  • Gérer le logiciel OGST, les arrêts de travail et les congés.
  • Participer à la déclinaison du plan de formation.

Activités secondaires :

  • Assurer le classement et l’archivage.
  • Etablir les commandes de matériels, fournitures et vérifier la conformité des livraisons.
  • Alimenter les outils de suivi d’activité et les tableaux de bord.

Profil

    • CAP exigé, bac souhaité dans le domaine administratif ou gestion.
    • Expérience de 3 ans dans le domaine de l’assistanat.
    • Intérêt pour la thématique.
    • Maîtrise des règles du secrétariat.
    • Maîtrise de la langue française (orthographe et grammaire)
    • Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Elise, publipostage).
    • Connaissance du fonctionnement de l’administration.
    • Capacité à saisir et mettre en forme divers documents.
    • Capacité à s'adapter à des interlocuteurs-trices différents-es.
    • Capacité à organiser son travail en respectant les délais.
    • Capacité à rédiger des courriers simples et des comptes rendus.
    • Qualités relationnelles, sens de l'accueil.
    • Réactivité, capacité d’adaptation et à travailler dans l’urgence.

Avantages liés au poste

  • Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • Prime de fin d’année.
  • Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
  • Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • Chèques vacances sous conditions.
  • Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Condition de l'exercice

    • Localisation : 38 route de l’Hôpital.