Assistant-e de direction

N° annonce

E001357

Direction

Ressources humaines

Service

Emploi et développement des compétences

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent
Fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an)

Durée de temps de travail

Temps complet - 35 heures

Grade(s)

Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe

Date limite de dépôt des candidatures

16/01/2022

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Au sein du service Emploi et développement des compétences, vous apportez une aide permanente au/à la chef-fe de service et à son adjoint-e, en termes d’organisation personnelle, de gestion, d’informations, d’accueil, de suivi des dossiers et de classement.

Vous assurez l’assistanat du service en qualité de référente (informatique, OGST, suivi des arrêts maladies..).

Description des missions, Activités

Activités principales :

Assistance au/à la chef-fe de service et son adjoint-e dans l’organisation de leurs activités

  • Tenir les agendas respectifs et prendre les rendez-vous en fonction des priorités.
  • Rappeler les informations importantes, préparer les dossiers nécessaires aux réunions et aux entretiens.
  • Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunion.
  • Rédiger et/ou mettre en forme des courriers, notes, et divers documents.
  • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, relayer si nécessaire vers l’interlocuteur-trice compétent-e.
  • Assurer la coordination avec l’assistant-e du/de la DRH et celui/celle du/de la DRH adjoint-e, ainsi que les assistants-es des départements du service.

Gestion des documents internes et externes et du courrier

  • Assurer la diffusion vers les responsables de département et les agents-es des divers documents (revues techniques, abonnements et notes).
  • Procéder à la saisie informatique et au suivi des entrées et sorties de courrier sur le logiciel dédié (Elise).
  • Contrôler la qualité rédactionnelle et la mise en forme des documents émanant du service.
  • Assurer les fonctions de « correspondant-e courrier » (avec la formation notamment des nouveaux secrétaires et assistants-es du service) et « correspondant-e courriel » (boite aux lettres du service) en lien avec le service des Moyens généraux.
  • Enregistrer et suivre les délibérations du service via le logiciel Airsdélib.

Assistanat du service

  • Etre référent-e informatique utilisateurs-trices (RIU).
  • Suivre le temps de travail des agents-es du service et des agents-es en affectation périphérique (saisies dans le logiciel dédié, mise à jour du planning des absences du service, référente sur le sujet).
  • Effectuer le suivi des informations RH relatives aux collaborateurs-trices du service : compte épargne temps, temps partiels, saisie des heures de grève, indication des modalités de remboursement des frais de déplacement, etc.
  • Accueillir les nouveaux-velles arrivants-es au service (point RH et OGST, indication aspects pratiques de la vie dans la collectivité : badge, cantine, déplacements, etc).
  • Organiser des visites médicales en lien avec l’assistant-e RH du service AGR.
  • Préparer et suivre du plan de formation ainsi que l’inscription aux formations des agents-es en lien avec l’assistant-e RH du service AGR.
  • Participer au réseau des assistants-es de la DRH.

Activités secondaires :

  • Participer une fois par an à la révision du plan de classement du service et veiller à son application.

Profil

  • Bac à bac + 2 en assistanat de direction.
  • Expérience sur un poste similaire.
  • Maîtrise des techniques de secrétariat.
  • Maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire, des règles et usages de l’expression orale et écrite.
  • Maîtrise des outils informatiques (Pack Office) et des logiciels spécifiques (OGST, Elise, AirsDélib, Civi-RH, Inser).
  • Maîtrise des outils de communication.
  • Maîtrise du fonctionnement et du rôle d’une collectivité territoriale.
  • Autonomie, capacité à prendre des initiatives.
  • Qualités relationnelles.
  • Discrétion.

Avantages liés au poste

  • Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • Prime de fin d’année.
  • Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
  • Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • Chèques vacances sous conditions.
  • Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.