secrétaire – f/h

N° annonce

E001592

Direction

Espaces publics et naturels

Service

Espaces verts et de nature

Catégorie(s)

C

Type de recrutement

Permanent
Fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an).

Durée de temps de travail

Temps complet - 35h00

Grade(s)

Adjoint administratif à Adjoint administratif principal de 1ère classe

Date limite de dépôt des candidatures

07/08/2022

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Le service des Espaces verts et de nature (EVN) exerce l’ensemble des missions relevant de la gestion de ces espaces verts et de nature. Il compte 255 postes permanents.

Pour la Ville de Strasbourg, ce service assure la gestion patrimoniale, la maintenance, l’exploitation des parcs, squares et espaces verts de proximité y compris le patrimoine arboré et le fleurissement, ainsi que la gestion des jardins familiaux. Le service gère aussi les forêts périurbaines implantées sur le territoire de la ville de Strasbourg ainsi que des forêts de production, propriété de la Ville de Strasbourg et de l’Œuvre Notre-Dame et situées dans les Vosges.

Description des missions, Activités

Sous la responsabilité du chef de service et pour le compte des responsables des départements Espaces naturels, Finance, Jardins familiaux, vous assurez le secrétariat dans toutes ses composantes pour les entités pré-citées.

Vous participez aux permanences du service par roulement avec l’assistant-e de direction afin d’assurer l’accueil physique et téléphonique de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00.

Activités :

Communes à tous les départements

  • Assurer l’interface entre les différents-es interlocuteurs-trices externes et internes.
  • Assurer la réception, le traitement et la diffusion du courrier entrant et sortant des départements (réception, distribution, circuits de validation).
  • Traiter les boites aux lettres génériques : ouvrir, lire et transmettre les mails, suivre leur traitement.
  • Effectuer l'accueil téléphonique et physique, accueillir, orienter les visiteurs-ses, réceptionner et transmettre les communications téléphoniques.
  • Participer à des réunions et à leurs organisations, rédiger les comptes rendus et relevés de décision.
  • Rédiger, saisir, mettre en forme et enregistrer les différents documents (dont courrier, courriels) selon la charte courrier en vigueur.
  • Renseigner des applications informatiques (ex. : Airsdélib, Elise, Gdema, Elyx,…), tableaux de bord et bases de données des départements (suivi d’activité,…).
  • Assurer le classement et l’archivage des différents documents des départements.

Spécifiques aux départements

Espaces naturels

  • Réceptionner, au fur et à mesure, les chèques liés à une vente de bois et les mettre en attente de la réception totale des chèques puis les transmettre à la comptabilité.

Finances

  • Rédiger les courriers de clôture de marchés.
  • Faire les relances à partir des tableaux de bord.
  • Editer et suivre le circuit de signatures des « actes marché ».

Profil

  • CAP/ BEP secrétariat exigé.
  • Expérience dans le domaine du secrétariat exigée.
  • Maîtrise des techniques de secrétariat.
  • Maîtrise des règles d’orthographe, syntaxe et grammaire.
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, internet).
  • Maîtrise des logiciels internes.
  • Maîtrise des procédures administratives et du fonctionnement des services de la collectivité.
  • Maîtrise de la communication écrite et orale.
  • Capacité d’adaptation.
  • Capacité à travailler dans l’urgence et à gérer les priorités.
  • Qualités relationnelles, sens de l’écoute, diplomatie, capacité à travailler avec différents-es interlocuteurs-trices.
  • Polyvalence.
  • Sens de l’organisation, rigueur et méthode.
  • Autonomie, initiative.
  • Esprit d’équipe.

Avantages liés au poste

  • Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • Prime de fin d’année.
  • Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
  • Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • Chèques vacances sous conditions.
  • Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques,…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.