gestionnaire de concessions - f/h

N° annonce

E001753

Direction

Population, élections, cultes

Service

Service funéraire

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent
fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an)

Durée de temps de travail

Temps complet - 35h00

Grade(s)

Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe

Date limite de dépôt des candidatures

26/06/2022

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

La Direction de la Population des élections et des cultes (DPEC) intervient dans les domaines de l’accueil de la population, des services funéraires, des relations avec les cultes et pilote les missions régaliennes relatives à l’état civil et aux opérations électorales.

Le service Funéraire, porteur de la compétence funéraire d’intérêt métropolitain, inscrit pleinement son développement au coeur des enjeux environnementaux, sociaux et économiques de la transition écologique, solidaire et démocratique initiée par la municipalité.

Description des missions, Activités

Au sein du Département administratif, vous prenez en charge l’accueil physique et téléphonique du public et recevez, conseillez et réorientez les familles ainsi que les entreprises de Pompes funèbres, dans le respect de la législation funéraire et du règlement des cimetières de Strasbourg.

Votre expertise en législation funéraire vous permettra de solutionner l’ensemble des problématiques, de poser des directives en matière de gestion des prestations funéraires et de gérer, en lien avec les équipes opérationnelles, les concessions et la partie administrative des inhumations (2000/an) et des exhumations (240/an) pour l’ensemble des cimetières du réseau. 

Au quotidien, vos missions sont les suivantes :

Gestion des concessions

  • Assurer de façon autonome la gestion complexe des concessions en appliquant les procédures funéraires et développer avec expertise les outils de gestion liés à l’évolution de la législation funéraire.
  • Tenir à jour le logiciel de gestion des cimetières GESCIME (60 000 emplacements).

A noter que pour ces activités, vous êtes garant-e et responsable de l’exactitude, à la fois, des données sensibles enregistrées (relatives aux familles et à leurs contrats de concessions) et des contrats passés entre la Collectivité et les usagers-ères, tout en préservant la responsabilité de la Ville de Strasbourg, afin d’éviter toute erreur grave et irréversible induisant des éventuels recours envers la Ville auprès du Tribunal Administratif.

Conseil et expertise 

  • Instruire et superviser les projets d’inhumation et de convois sollicités par les entreprises de Pompes funèbres ; conseiller les entreprises et les réorienter.
  • Contribuer à l’harmonisation des pratiques sur les différents sites en donnant les directives nécessaires aux responsables de cimetières pour garantir la bonne mise en œuvre des convois funéraires.
  • Elaborer et fournir aux cimetières la liste des concessions échues, 3 mois avant leur échéance et organiser la mise en place des moyens de communications aux usagers.
  • Apporter son expertise et informer les familles sur les choix du mode d’inhumations et de gestion des concessions en intégrant les difficultés et les spécificités liées aux cas particuliers et aux évolutions sociologiques des familles (transmissions, abandons, renouvellements…).
  • Établir les statistiques des activités funéraires permettant l’analyse de l’activité du service et alerter / être force de proposition le cas échéant.

Accueil

  • Accueillir physiquement les usagers-ères en garantissant un niveau précis de renseignements aux différents interlocuteurs et en adaptant son accueil aux diverses situations rencontrées.
  • Analyser les cas particuliers et intervenir sur les cas complexes avec expertise et autonomie.
  • Recueillir et répondre aux doléances des usagers-ères relatives aux cimetières (abords, patrimoine bâti, espaces verts, équipements…) et les transmettre aux interlocuteurs appropriés si nécessaire.
  • Délivrer des prestations adaptées et/ou des autorisations d’entrée de cimetière pour véhicule.

Des missions complémentaires vous sont attribuées, plus particulièrement, en tant que :

Référent-e RH pour le service (45 agents-es) - en lien avec le département Ressources de la DPEC :

  • Établir et tenir à jour les plannings de présence détaillés (congés, formation, maladie, télétravail, dégagements syndicaux, grèves, fermetures exceptionnelles, médecine du travail...).
  • Effectuer le suivi du temps de travail et des pointages réguliers (OGST) pour l’information des encadrants-es et des agents-es.
  • Assurer le suivi des compteurs d’heures supplémentaires des agents-es de terrain et veiller à ce que ces heures soient récupérées dans les délais impartis.
  • Assurer le suivi des accidents de travail et faire le lien avec la médecine du travail (gestion des RDV, suivi des restrictions et éventuels aménagements de postes nécessaires…).
  • Mettre à jour les dossiers personnels des agents-es au niveau du service.
  • Veiller à l’aspect logistique des formations métiers intra au service (ordres de missions, engins et matériels nécessaires, réservations de salle…).

Ces activités pourront être amenées à évoluer en fonction des actualités / priorités du service, et de l’évolution de la législation funéraire :

  • évolution des mentalités, des pratiques funéraires et diversification des modes de sépulture,
  • évolution des méthodes de travail des entreprises de Pompes funèbres,
  • diversification des cimetières (jardins du souvenir, espaces cinéraires…),
  • développement de la e-administration.

Profil

  • Bac +2 en gestion administrative, accueil / secrétariat ou équivalent.
  • Expérience en instruction de dossiers administratifs complexes et en accueil de public.
  • Connaissance des activités et de la législation funéraires.
  • Connaissance des compétences et de l’organisation de la ville de Strasbourg.
  • Capacité à appréhender les procédures juridiques et administratives ainsi que le cadre réglementaire des politiques publiques et leurs évolutions.
  • Compétences bureautiques et capacité à effectuer des recherches documentaires à partir d’Internet et des outils à disposition.
  • Capacité à s’adapter aux différents publics en prenant en compte leur situation.
  • Capacité à recevoir / filtrer / réorienter les courriers électroniques et les appels téléphoniques, tout en appréhendant le caractère d’urgence des informations à transmettre.
  • Capacité à appliquer les textes et les règlements en vigueur.
  • Capacité à analyser et à gérer rapidement des situations.
  • Capacités rédactionnelles (prise de notes et mise en forme de documents).
  • Qualités relationnelles et capacité à s’exprimer clairement, dans un langage compréhensible pour tous.
  • Organisation, rigueur et méthode.
  • Polyvalence, réactivité et sens du service public.
  • Sens de la confidentialité.
  • Permis B exigé.

Avantages liés au poste

  • Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • Prime de fin d’année.
  • Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
  • Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • Chèques vacances sous conditions.
  • Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Condition de l'exercice

  • Localisation : Maison des cimetières - Strasbourg Robertsau.
  • Accueil du public endeuillé.