assistant-e de direction

N° annonce

E001766

Direction

Numérique et des systèmes d’informations

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent
fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an)

Durée de temps de travail

Temps complet - 35h00

Grade(s)

Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe

Date limite de dépôt des candidatures

26/06/2022

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

La Direction du Numérique et des Systèmes d’Information compte environ :

  • 70 agents-es (et >50 prestataires),
  • 300 applications (dont 200 avec bases de données Oracle, SQL Server, MySQL et PostGreSQL),
  • 6000 micros répartis sur 350 sites,
  • 900 serveurs (environnements physiques/virtuels : Unix, Windows, VMWare, Citrix).

Description des missions, Activités

Sous l’autorité du directeur, vous assurez le bon fonctionnement du secrétariat de la direction et assistez l’équipe de direction / les services dans la gestion quotidienne de leurs activités (organisation, communication, gestion administrative).

  • Assurer l’assistanat de la direction :
    • accueil physique et téléphonique,
    • traitement, diffusion et suivi du courrier (papier et électronique), via Elise / Sibélius, en veillant au respect des échéances et de la charte graphique,
    • gestion des agendas de l’équipe des encadrants-es,
    • organisation de réunions (gestion des invitations, diffusion de l’ordre du jour, réservation de salles et de matériels d’audioconférence…),
    • constitution et suivi de fonds de dossiers (délibérations via le logiciel Airdélibs, plan canicule…),
    • rédaction de notes, comptes rendus, courriers et documents divers,
    • classement et archivage.
  • Veiller à la bonne circulation de l’information (transmission des messages, rappel des informations importantes, veille juridique…) auprès de l’ensemble des agents-es de la direction.
  • Elaborer des tableaux de bord pour suivre l’activité de la direction (coordonnées téléphoniques, planning de congés…) et gérer leur actualisation / diffusion au sein de la direction et des partenaires.
  • Procéder aux saisies / extractions (congés, RTT, télétravail, formation, oublis de pointage…) dans les logiciels RH dédiés (OGST, CIVI-RH…).
  • Mettre en place les badges pour les sous-traitants.
  • Organiser les déplacements des agents-es de la direction et suivre le circuit de validation des ordres de mission et leur transmission aux agents-es.
  • Saisir les demandes d’accès et les fiches de départs.
  • Assurer la fonction de RIU pour la direction.
  • Assurer la gestion / les commandes des stocks de matériel bureautique et de consommables informatiques.
  • Contribuer aux publications de la direction sur TOTEMS.
  • Participer aux groupes de travail des assistants-es de direction.

Profil

  • Bac à bac+2 dans le domaine administratif (assistant-e de direction, assistant-e de manager ou équivalent).
  • Expérience confirmée sur un poste similaire exigée.
  • Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils de communication.
  • Maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire.
  • Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et capacité d’adaptation aux logiciels métiers (Elise / Sibélius, Airdélibs, SIGAGIP, OGST et Civi-RH).
  • Connaissance du fonctionnement et du rôle d’une collectivité territoriale.
  • Capacités rédactionnelles en matière de prise de notes et de comptes rendus.
  • Capacité à recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques et les sollicitations.
  • Capacité à organiser et gérer les agendas en fonction des urgences et des priorités.
  • Qualités relationnelles et adaptabilité aux différents-es interlocuteurs-trices.
  • Autonomie et capacité à prendre des initiatives.
  • Sens des priorités et capacité à rendre compte.
  • Sens du service et du travail en équipe.
  • Ecoute et diplomatie, discrétion et confidentialité.
  • Organisation, rigueur et méthode.

Avantages liés au poste

  • Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • Prime de fin d’année.
  • Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
  • Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • Chèques vacances sous conditions.
  • Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Condition de l'exercice

  • Localisation : Centre administratif.