assistant-e d'unité territoriale

N° annonce

E001791

Direction

Solidarités, santé et jeunesse

Service

Action sociale de proximité

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent
Fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an)

Durée de temps de travail

Temps complet - 35 H

Grade(s)

Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe

Date limite de dépôt des candidatures

02/10/2022

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Le service de l’Action sociale de proximité accueille et accompagne dans les centres médico-sociaux celles et ceux qui ont des difficultés liées à leur insertion sociale professionnelle, à leur rôle de parents, à leur santé, à leur logement, à des questions administratives et à des accès aux droits, à des difficultés financières, etc.

Vous assistez la/le responsable territorial-e d’action sociale de proximité et ses responsables d’équipe en matière d’organisation, de communication, de gestion administrative et de logistique.

Vous traitez certains dossiers spécifiques en autonomie : logistique et ressources humaines. Vous êtes la/le référent-e des secrétaires médico-sociales de l’unité territoriale (UT) sur les missions de secrétariat.

Description des missions, Activités

Activités principales:

Assistance de la/le responsable territorial-e et de ses adjoints:

  • Organiser les réunions et gérer les agendas.
  • Suivre les échéanciers des intervenants sociaux – ASTRE.
  • Participer à la rédaction de rapports d’activité.
  • Mettre en forme des documents et rédiger certains courriers de la/le responsable territorial-e et de ses responsables d’équipe .
  • Diffuser les informations, la documentation et en assurer le classement.
  • Tenir à jour le fichier des partenaires internes et externes de l’UT.
  • Participer à certaines réunions et en élaborer les comptes-rendus.
  • Gérer les plannings des SMS sur demande de la/le responsable territorial.

Traitement de certains dossiers spécifiques en autonomie 

Logistique:

  • Assurer le suivi de certains dossiers et centraliser les informations : interlocuteur-rice administratif-ve en matière de projets immobiliers, suivi du travail en réseau et partenarial.
  • Centraliser et suivre les besoins en matière de mobilier, de téléphonie et d’informatique en lien avec les référents-es informatiques.
  • Signaler et suivre les problèmes de petite maintenance technique.
  • Suivre les enveloppes financières allouées au territoire.
  • Assurer le réapprovisionnement en matériel et gérer les stocks.
  • Gérer et suivre de la sécurité du bâtiment, en collaboration avec le responsable territorial, responsable bâtimentaire.

RH en lien avec la/le référent-e RH du service

  • Etre l’interlocuteur-trice référent-e de ressources humaines du territoire.
  • Tenir à jour et renseigner l’outil de gestion du temps, et être garant-e du respect des règles et informer la/le responsable d’UT des anomalies constatées, en lien avec la/le référent-e RH du service.
  • Suivre et mettre à jour les situations RH, transmission des formulaires RH correspondants, gestion des différents tableaux de bord RH .
  • Suivre et transmettre les déclarations d’accidents de travail ou de trajet.
  • Recueillir les besoins en formation dans le cadre du plan de formation.
  • Suivre les procédures liées aux préparations concours et aux concours.
  • Gérer et suivre le calendrier des stagiairisations vers les titularisations.
  • Collecter les demandes de Forfait Mobilité Durable, gestions des tickets de bus, des cartes badgéo, des vélos de service.
  • Accueillir les nouveaux agents, stagiaires école, apprentis, mise en place des plannings d’immersion, création des profils informatique.
  • Suivre les ordres de missions.
  • Suivre les astreintes et le plan canicule si des agents du territoire sont concernés.

Référent-e des secrétaires médico-sociales du territoire sur les missions de secrétariat

  • Animer les réunions du groupe métier SMS et rédaction des compte-rendus

Activités secondaires:

  • Participer au secrétariat des équipes pluridisciplinaires si besoin et sur demande du responsable territorial.

Profil

  • Baccalauréat en secrétariat médico-social ou BTS assistante de Direction.
  • Expérience en secrétariat médico-social souhaitée.
  • Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels (Word, Excel, Outlook, PowerPoint,…).
  • Connaissance du statut de la fonction publique territoriale.
  • Connaissance des procédures, des circuits internes et de Chronotime
  • Connaissance des dispositifs médico-sociaux.
  • Capacités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe et de la grammaire.
  • Capacités d’organisation et d’anticipation (tâches, agendas, réunions, …), de gestion du temps et des priorités, rigueur et méthode, autonomie dans l’exécution des tâches.
  • Qualités relationnelles, capacités d’écoute et d’adaptation à différents interlocuteurs-trices, de discernement, de travail en équipe.
  • Capacité à travailler dans l’urgence.
  • Curiosité et pro-activité.

Avantages liés au poste

  • Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • Prime de fin d’année.
  • Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
  • Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • Chèques vacances sous conditions.
  • Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Condition de l'exercice

  • lieu de l'affectation : Centres médico-sociaux sur le territoire de Strasbourg