assistant-e de direction

N° annonce

E001819

Direction

Architecture et patrimoine

Service

Administration générale de la DAP

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent
Fonctionnaire ou à défaut contractuel (CDD 1 an)

Durée de temps de travail

Temps complet - 35h00

Grade(s)

Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe

Date limite de dépôt des candidatures

04/09/2022

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

La Direction de l’Architecture et du patrimoine regroupe en son sein tous les services et fonctions « support » nécessaires à la maintenance au développement et à la gestion des patrimoines immobiliers de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg.
Elle compte 217 postes permanents, gère un budget d’investissement de 120 à 140 millions d’euros et 700 lots de marchés publics.

Description des missions, Activités

Activités principales :
Assure l’administration générale du service
•    Gérer la prise de rendez-vous et l’organisation de réunions de la cheffe de service.
•    Préparer et assurer le suivi des réunions, rédaction et suivi de notes et courriers…
•    Collecter, exploiter, organiser les informations selon le domaine d’activité (présentations synthétiques : fichiers, graphiques, tableaux statistiques, PowerPoint …).
•    Tenir à jour les différents tableaux de bord.

Assure un appui administratif au chef / à la cheffe de service sur les dossiers RH
•    Accueillir les nouveaux arrivants.
•    Participer avec la chargée de communication à la création d’outils de bienvenue : création d’un livret d’accueil spécifique DAP, mise à jour du parcours d’intégration au sein de la direction en transversalité avec les différents services.
•    Organiser et animer les actus RH (présentation sur 30 minutes maxi d’un thème d’actualité RH).
•    Organiser et assurer les permanences RH (prise de RDV pour les agents-es, questions de premier niveau sur leurs situations RH).
•    Assurer une veille des documents et informations transmis par la DRH.
•    Gérer la saisie des éléments variables de la paie sur le logiciel CIVI RH pour l’ensemble des services de la direction.

Contribue à la mise en place d’une procédure qualité
•    Rédiger et mettre à jour les procédures (RH, sous-traitance, comptabilité) en lien avec les départements du service.
•    Gérer les outils partagés de documentation et veiller à leurs mises à jour (RH, finances, marchés publics).

Activités secondaires :
•    Participer à la mutualisation des secrétariats en cas d’absence des autres assistantes de direction (accueil téléphonique, gestion des agendas).

Profil

•    Bac + 2 en ressources humaines ou comptabilité ou finances.
•    Expérience sur des fonctions similaires.
•    Maîtrise des techniques et outils de communication.
•    Maîtrise des techniques de recherche documentaire.
•    Maîtrise des techniques de secrétariat et assistanat.
•    Maîtrise dans les logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) .
•    Connaissance des procédures internes et organigramme de la direction et de l’EMS appréciée.
•    Connaissance du statut de la fonction publique territoriale.
•    Capacité à s’organiser et gérer son temps.
•    Capacité à gérer les urgences et les priorités.
•    Capacité à travailler dans l’urgence et à s’organiser.
•    Savoir rechercher et diffuser des informations.
•    Savoir gérer les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances.
•    Réactivité, polyvalence.
•    Discrétion professionnelle.
•    Sens relationnel, goût de la communication.
•    Organisation, flexibilité.

Avantages liés au poste

•    Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
•    Prime de fin d’année.
•    Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
•    Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
•    Chèques vacances sous conditions.
•    Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Condition de l'exercice

•    Localisation : Immeuble 2 rue de la Fonderie 67000 STRASBOURG.
•    Participation aux permanences téléphoniques pour les entreprises.