assistant-e de direction

N° annonce

E001911

Direction

Ressources humaines

Service

Prévention et qualité de vie au travail

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent
fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an)

Durée de temps de travail

Temps complet - 35h00

Grade(s)

Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe

Date limite de dépôt des candidatures

01/09/2022

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Description des missions, Activités

Au sein du service Prévention et qualité de vie au travail, vous apportez une assistance au chef de service, en termes d’organisation du temps, de gestion, d’information, d’accueil, de suivi de dossiers et de classement.

Activités principales :

Assistance au chef de service et à son adjoint-e dans l’organisation de leurs activités

  • Tenir les agendas respectifs et prendre les rendez-vous en fonction des priorités.
  • Rappeler les informations importantes, préparer les dossiers nécessaires aux réunions et entretiens.
  • Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus de réunion.
  • Rédiger et/ou mettre en forme des courriers, notes, et divers documents.
  • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
  • Etre l’interlocuteur-trice des membres du CHSCT et des préventeurs-trices.

Gestion des documents internes et externes et du courrier

  • Assurer la diffusion vers les agents-es des divers documents (documents et notes).
  • Contrôler la qualité rédactionnelle et la mise en forme de tous les documents émanant du service (courriers, arrêtés, …).
  • Assurer les fonctions de « correspondant courrier » en lien avec le service des Moyens généraux.

Instruction des dossiers de recours contre tiers

  • Contacter les assurances des tiers responsables et faire le lien avec le service juridique de la collectivité.
  • Elaborer les décomptes de frais et titres de recettes.

Fonction d’assistant-e RH du service

  • Renseigner les agents-es du service sur les règles RH.
  • Suivre et saisir les éléments dans les bases de données dédiées, absences, maladies, formations, déplacements de service, congés etc.…
  • Mettre à jour les dossiers personnels des agents-es du service.

Activités secondaires:

  • Participer une fois par an à la révision du plan de classement du service et veiller à son application au sein du service.

Profil

  • Bac à bac + 2 en gestion administrative, assistanat de direction ou équivalence.
  • Expérience sur un poste similaire.
  • Maîtrise des techniques de secrétariat.
  • Maîtrise des outils informatiques (Pack Office) et capacité d’adaptation aux logiciels métiers.
  • Capacité à travailler dans l’urgence et à gérer des priorités.
  • Qualité rédactionnelle.
  • Capacité à travailler en équipe.
  • Qualités relationnelles, capacité à s’adapter à différents-es interlocuteurs- trices.
  • Autonomie, capacité à prendre des initiatives.
  • Discrétion et confidentialité.

Avantages liés au poste

  • Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • Prime de fin d’année.
  • Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
  • Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • Chèques vacances sous conditions.
  • Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.