assistant-e de direction

N° annonce

E000194

Direction

Mobilité, espaces publics et naturels

Service

Déplacements

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent
Fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public

Durée de temps de travail

Temps complet

Grade(s)

Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe

Date limite de dépôt des candidatures

28/02/2021

Durée du contrat (pour les personnes non titulaires)

12 mois

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Description des missions, Activités

Au sein du service des Déplacements, vous apportez une aide permanente au chef de service et à son adjoint en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers (réalisation de tableaux de bord, compte rendus, notes,…)

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique de différents publics et répondez à de multiples sollicitations et apportez un premier niveau de réponse.

Activités principales :

  • Assister le chef de service et son adjoint dans l’organisation du service :
  • assurer l’accueil physique et téléphonique, renseigner les différents publics, les orienter vers le/la bon-ne interlocuteur-trice et fournir un premier niveau de réponse,
  • recevoir, filtrer et transmettre les communications téléphoniques, messages et courriels,
  • organiser l’agenda du chef de service et de son adjoint en fonction de leurs priorités,
  • rappeler les informations importantes et transmettre les messages,
  • organiser et planifier des réunions pour le service : gestion des invitations, diffusion de l’ordre du jour, réservation des salles, préparation des dossiers et outils de présentation,
  • participer aux réunions des cadres du service et rédiger les comptes rendus et relevés de décision,
  • assister le chef de service dans les tâches de coordination des départements : bilan d’activité, tableaux de bord, suivi des demandes du cabinet et des élus-es, suivi des dossiers sensibles.

  • Gérer les documents internes, externes et le courrier :
  • rédiger, saisir, mettre en forme des courriers (notes internes, réponses à la signature des élus-es ou de l’exécutif) et documents en veillant à l’application de la charte graphique et à l’enregistrement dans le logiciel courrier dédié (Elise),
  • produire des documents en assistance au chef de service et à son adjoint (recherche d’informations, constitution de dossiers spécifiques à une problématique,…),
  • organiser et veiller à la bonne utilisation des répertoires partagés par les services ainsi qu’à la traçabilité des courriers et documents qui y sont enregistrés en respectant la charte qualité,
  • réceptionner, organiser et diffuser les informations/documentation et s’assurer de la qualité des échanges entre les départements et le chef de service et son adjoint,
  • organiser le classement, le suivi et l’archivage administratif des dossiers gérés par le chef de service (physiques ou dématérialisés),
  • mettre en place une procédure de gestion des délais de réponse des courriers et être le relais du chef de service et des responsables de département pour en garantir le respect.

  • Prendre en charge en toute autonomie certains dossiers :
  • déclarer les projets de délibération dans l’outil dédié en respectant les délais associés et assurer le suivi du circuit de validation,
  • assurer une veille documentaire, sélectionner les insertions légales et les articles dans la presse et les diffuser sous forme de revue de presse.

Activités secondaires :

  • Faire des recherches bibliographiques à partir des demandes des cadres du service et élaborer les dossiers de synthèse correspondants.
  • Veiller à la bonne organisation des déplacements des agents-es du service.
  • Remplacer la secrétaire en son absence.
  • Coordonner l’activité du secrétariat du service.
  • Assurer le relais des alertes météo auprès des agents-es du service.

Profil

  • Baccalauréat à bac + 2 assistance de direction.
  • Expérience en assistanat ou secrétariat de direction exigée.
  • Maîtrise des techniques de secrétariat.
  • Maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire, des règles de l’expression orale et écrite.
  • Maîtrise des techniques de classement et d’archivage.
  • Maîtrise des outils informatiques (Pack Office) et capacité d’adaptation aux logiciels métiers.
  • Maîtrise des outils de communication.
  • Connaissance des règles et usages administratifs et du fonctionnement et du rôle d’une collectivité territoriale.
  • Capacité rédactionnelle en matière de prise de notes et de compte-rendu.
  • Capacité à travailler dans l’urgence et à gérer des priorités.
  • Capacités relationnelles, aptitude à s’adapter à différents-es interlocuteurs-trices.
  • Ecoute et diplomatie, discrétion et confidentialité.
  • Sens de l’organisation, méthode et rigueur.
  • Autonomie et esprit d’initiative.
  • Sens du travail en équipe.

Avantages liés au poste

Avantages liés au poste :

  • Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • Prime de fin d’année.
  • Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
  • Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • Chèques vacances sous conditions.
  • Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques,…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.