assistant-e administratif-ve

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Le service Constructions culturelles, sociales et administratives assure la maîtrise d’ouvrage d’opérations de construction et de réhabilitation pour les centres médico-sociaux, les médiathèques, les lieux cultuels, les centres socio-culturels, les mairies de quartier, les cimetières, les locaux techniques et administratifs, les déchèteries.

Description des missions, Activités

Dans le cadre d’une équipe de secrétaire-assistant-e dédiée au service, vous assurez le secrétariat et l’appui administratif d’une partie des chefs-fes de projets. Vous avez en charge le bon fonctionnement administratif du suivi des projets.

Activités principales :

• Effectuer l’accueil physique et téléphonique des chefs-fes de projets.
• Réaliser les tâches de secrétariat
• Gérer les outils partagés de documentation.
• Etre en charge du tri et de la diffusion du courrier.
• Etre la/le correspondant-e administratif-ve du service pour le département ressources humaines et affaires générales.

Activités liées à l’assistance aux projets 

• Etablir les fiches d’initialisation des projets.
• Assurer la mise en forme et le suivi des délibérations aux conseils dans le logiciel Airdélib’, assurer le classement de ces documents, assurer le lien avec le secrétariat des Elus-es.
• Créer les fiches projet sur la base des éléments contenus dans la délibération.
• Organiser les réunions nécessaires à tous les stades des projets
• Participer à la préparation des fonds de dossiers.
• Effectuer les opérations administratives liées aux marchés publics : lancement et suivi des consultations, notamment par le biais de la plateforme électronique, réception des offres, établissement des récépissés de dépôt, préparation des tableaux d’analyse, préparation des supports pour les revues de marché, information des candidats-es non retenus-es et de l’attributaire.
• Participer à la correspondance entre les prestataires et le chef de projet durant la durée de la collaboration
• Déposer les permis de construire et gérer les envois de demandes d’autorisation vers les organismes compétents.
• Préparer les panneaux de permis de construire, gérer la diffusion des permis à l’ensemble des partenaires.
• Gérer l’acheminement, le processus de validation, la diffusion des Déclarations préalables aux organismes de prévention et des Déclarations d’ouverture de chantier.
• Suivre les Ordres de service et leur diffusion aux maîtres d’œuvre.
• Établir les demandes d’affermissement des tranches conditionnelles et transmettre pour notification.
• Préparer la rédaction des demandes d’avenant (note et tableau) et transmettre toutes les pièces (copie de l’acte d’engagement, devis), en suivre la notification.
• Etablir les certificats administratifs.
• Enregistrer les demandes de sous-traitance et transmettre pour établissement les actes spéciaux.
• Gérer et suivre l’acheminement et la diffusion des documents destinés à clore un chantier.
• Rédiger et gérer la diffusion de la Déclaration d’achèvement des travaux.
• Etre en charge du classement des affaires.

Activités secondaires

• En cas d’absence des autres assistant-es de la Direction, participer à la mutualisation des secrétariats.
• Etre référent-e des Moyens généraux pour les aspects logistiques : commande de fourniture, centralisation des besoins divers, etc…

Profil

• Bac à Bac +2 assistant du manager, de direction, de gestion ou équivalent.
• Maîtrise des techniques et outils de communication.
• Maîtrise des outils bureautiques (notamment Word, Excel).
• Maîtrise des règles d’orthographe de syntaxe et de grammaire.
• Maîtrise des techniques de secrétariat.
• Savoir faire preuve de discrétion professionnelle.
• Capacité à gérer les urgences.
• Aisance orale.
• Réactivité.
• Polyvalence.
• Sens relationnel et goût de la communication.
• Organisation, rigueur, sens des priorités.
• Autonomie, sens des responsabilités et flexibilité.

Avantages liés au poste

• Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
• Prime de fin d’année.
• Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
• Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
• Chèques vacances sous conditions.
• Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Condition de l'exercice

• Localisation : Immeuble 2 rue de la Fonderie 67000 STRASBOURG.