assistant-e administratif-ve

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Construire ensemble un patrimoine durable…

La Direction de l’Architecture et du patrimoine contribue au rayonnement de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg. Ses plus de 200 experts gèrent de manière durable un patrimoine de 1800 bâtiments. Tous agissent à chaque étape du bâti en priorisant la trajectoire énergétique : de la définition du besoin à la maintenance en passant par la construction.

Pour faire face à l’urgence climatique, la Direction de l’Architecture et du patrimoine repense son organisation et créée un service entièrement dédié à l’énergie.

Ce nouveau service a la responsabilité de structurer la maîtrise de la consommation énergétique du patrimoine. Il œuvre de manière transversale sur l’ensemble des missions en lien avec la performance des bâtiments. Diagnostic des pratiques, suivi des consommations, émergence des leviers de maitrise de l’énergie, suivi d’opérations … composent sa feuille de route.

Vous êtes prêt-e à vous investir pour relever le défi énergétique ?
Vous souhaitez co-construire la stratégie qui en découle ?

Vous êtes animé-e par les valeurs de service public ?

Rejoignez-nous!

Description des missions, Activités

Dans le cadre d’une équipe d’assistants-es dédiée au service, vous assurez le secrétariat et l’appui administratif d’une partie des chefs-fes de projets. Vous avez en charge le bon fonctionnement administratif du suivi des projets.

Activités principales :

• Effectuer l’accueil physique et téléphonique des chefs-fes de projets.
• Réaliser les tâches de secrétariat
• Gérer les outils partagés de documentation.
• Etre en charge du tri et de la diffusion du courrier.
• Etre la/le correspondant-e administratif-ve du service pour le département ressources humaines et affaires générales

Activités liées à l’assistance aux projets

• Etablir les fiches d’initialisation des projets.
• Assurer la mise en forme et le suivi des délibérations aux conseils dans le logiciel Airdélib’.
• Créer les fiches projet sur la base des éléments contenus dans la délibération.
• Organiser les réunions nécessaires à tous les stades des projets
• Participer à la préparation des fonds de dossiers.
• Effectuer les opérations administratives liées aux marchés publics : lancement et suivi des consultations, etc.
• Déposer les permis de construire et gérer les envois de demandes d’autorisation vers les organismes compétents.
• Préparer les panneaux de permis de construire, gérer la diffusion des permis à l’ensemble des partenaires.
• Gérer l’acheminement, le processus de validation, la diffusion des Déclarations préalables aux organismes de prévention et des Déclarations d’ouverture de chantier.
• Suivre les ordres de service et leur diffusion aux maîtres d’œuvre.
• Préparer la rédaction des demandes d’avenant (note et tableau) et transmettre toutes les pièces (copie de l’acte d’engagement, devis), en suivre la notification.
• Etablir les certificats administratifs.
• Enregistrer les demandes de sous-traitance et transmettre pour établissement les actes spéciaux.
• Gérer et suivre l’acheminement et la diffusion des documents destinés à clore un chantier.
• Rédiger et gérer la diffusion de la Déclaration d’achèvement des travaux.

Activités secondaires

• En cas d’absence des autres assistant-es et secrétaires de la direction, participer à la mutualisation des secrétariats.
• Etre référent-e des Moyens généraux pour les aspects logistiques : commande de fourniture, centralisation des besoins divers, etc…

Profil

• Bac à bac+2 dans le domaine du secrétariat, gestion ou équivalent.
• Maîtrise des règles d’orthographe de syntaxe et de grammaire.
• Maîtrise des outils bureautiques (notamment Word, Excel).
• Maîtrise des techniques de secrétariat.
• Capacité à gérer les urgences, réactivité.
• Aisance orale.
• Sens relationnel et goût de la communication.
• Organisation, rigueur, sens des priorités.
• Autonomie et polyvalence.
• Discrétion professionnelle.

Avantages liés au poste

• Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
• Prime de fin d’année.
• Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
• Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
• Chèques vacances sous conditions.
• Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Condition de l'exercice

• Localisation : Centre technique de la Fédération 44 route de la Fédération 67100 STRASBOURG.