Assistant-e de direction

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Sous la responsabilité du chef de service administration générale et ressources, vous réalisez de manière autonome le secrétariat du service.

Vous assurez l’interface avec l’ensemble des départements du service Administration générale et ressources, les services opérationnels et  la direction sur la thématique ressources.

Vous préparez et suivez les dossiers spécifiques sur demande du chef de service.

Vous apportez une assistance administrative aux responsables de département en matière de  secrétariat, de communication, d’information, d’accueil, de courrier, de classement et de suivi de dossiers.

Vous assurez le relais et la centralisation de l’information avec les différents départements qui composent le service (RH, finances et comptabilité, patrimoine et marchés publics, gestion des  subventions, documentation, systèmes d’information, évaluation et observation, prévention des risques professionnels).

Description des missions, Activités

Activités principales:

• Prendre en charge en toute autonomie certains dossiers dans le domaine large des ressources sur demande du chef de service en lien avec les responsables de département (RH, subventions, marchés publics, informatique, finances).
• Assurer le suivi de dossiers et les préparer pour les différentes instances.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique du service.
• Gérer l’agenda du chef de service.
• Organiser et planifier diverses réunions intra service et avec d’autres partenaires (internes et externes).
• Réaliser des travaux de secrétariat (rédaction et mise en forme de différents types de courriers, notes et compte-rendus, diaporamas…).
• Mettre en œuvre le suivi et la diffusion du courrier du service : contrôle de la qualité rédactionnelle et du respect de la charte graphique.
• Assurer le suivi des délibérations : calendrier des séances, délais, vérification des validations, …
• Participer à l’amélioration des règles et des procédures nécessaires au bon fonctionnement administratif du service.
• Participer aux réunions des cadres du service  et rédiger les comptes rendus.
• Classer et archiver les dossiers.
• Assurer une veille documentaire.
• Assurer, en lien avec le secrétariat de Direction, la fiabilisation des processus de travail transversaux relatifs au fonctionnement de la Direction (Délibérations, notes, listing…)

Activités specifiques:

• Réceptionner, enregistrer et distribuer la documentation de la Direction en l’absence de la responsable du centre documentaire.
• Assister administrativement la coordinatrice financière des subventions en l’absence longue de sa collègue.
• Remplacer le secrétariat de direction lors d’absences.
• Participation à la coordination des secrétariats de la DSSJ et à la permanence de l’accueil.
• Assurer le lien avec le RIU de la Direction en matière informatique (référent informatique)

Profil

• BTS assistant manager ou équivalent
• Expérience souhaitée en assistanat de manager.
• Maîtrise du fonctionnement de la collectivité et des différentes instances ( circuits, déliberations, validations,…
• Maîtrise des techniques d’assistanat et de secrétariat.
• Maîtrise des techniques de classement.
• Maîtrise de l’outil bureautique (Pack Office).
• Capacité rédactionnelles et aptitude à prendre des notes.
• Autonomie et capacité à prendre des initiatives, notamment en cas d’urgence.
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode.
• Discrétion et diplomatie.
• Qualités relationnelles, esprit d’équipe et adaptabilité à des interlocuteurs-trices variés-es.

Avantages liés au poste

• Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
• Prime de fin d’année.
• Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
• Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
• Chèques vacances sous conditions.
• Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Condition de l'exercice

Locaux de la DSSJ, rue de Genève à Strasbourg