assistant-e de direction

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Au sein de la Direction générale adjointe « Transformation démocratique, Europe, territoires et prévention », la Mission Sécurité civile est chargée de garantir en tout temps une réponse opérationnelle face aux situations d’urgence. Elle est le support de la collectivité pour toute gestion de crise de sécurité civile à travers notamment le Plan Communal de Sauvegarde. Ses principales missions dites de « sauvegarde », sont ainsi l’alerte et l’information des populations, l’appui aux services d’urgence, la mise à l’abri et le soutien de toute nature aux sinistrés-es.

Dans ce cadre, la Mission Sécurité civile assure, par exemple, la cohérence des différents plans de secours spécialisés, la diffusion des astreintes et permanences des services, la gestion du réseau de Coordonnateurs Opérationnels de Crise ainsi que le traitement des alertes météorologiques. Elle concourt également à l’organisation ou à l’expertise de la sécurité du public dans les volets incendie et secours à personnes, lors des grands évènements et manifestations. Elle assure par ailleurs le lien avec le Service d’Incendie et de Secours du Bas-Rhin (SIS67) et gère la représentation des élus-es au sein de leurs instances.

Description des missions, Activités

Spécifiques à la Mission

• Réceptionner, interpréter avec le prévisionniste de Météo France, rédiger et diffuser en interne des alertes météorologiques ; transmettre téléphoniquement ces mêmes alertes à tous les organisateurs-trices externes et internes de manifestations sur le domaine public.
• Élaborer le tableau hebdomadaire des manifestions extérieures et transmettre aux CoC et aux cadres de la Direction de la Sécurité.
• Organiser le planning mensuel des commissions de sécurité avec les préventionnistes du SIS67 :
  • mettre en forme, rechercher des données complémentaires et procès-verbaux sur le logiciel du SIS67,
  • assurer la diffusion des plannings et de leurs nombreuses actualisations en interne,
  • rédiger et diffuser des convocations aux élus-es,
  • assurer le lien entre les élus-es et les pompiers quant à l’organisation temporelle des visites, assurer la gestion du Google drive d’inscription avec les différents groupes politiques,
  • effectuer les statistiques de participation.

• Gérer l’extranet météorologique :
  • assurer le lien avec le titulaire du marché,
  • assurer l’interface avec les 170 utilisateurs-trices internes,
  • gérer les accès et mots de passe.

• Élaborer le planning annuel des Coordonnateurs opérationnels de crise (CoC) :
  • administrer l’espace Sharecan dédié,
  • rédiger et mettre à jour le planning des permanences, en assurer la transmission,
  • gérer hebdomadairement la mallette et le téléphone de permanence ;

• Mettre à jour toutes les annexes opérationnelles des plans de secours et annuaires de crise, à minima annuellement pour les partenaires externes et au fil des modifications organisationnelles et recrutements pour les partenaires internes et collectivités de l’Eurométropole de Strasbourg.
• Administrer les données et leur mise à jour sur les logiciels géomatiques Elyx et l’Opendata.

Dans le cadre de l’assistanat

• Proposer, organiser, mettre en œuvre, gérer et suivre les outils d’espaces partagés (Sharecan), administrer de façon autonome plusieurs espaces (permanences, coordonnateurs op de crise, manifestations) et du Google drive des commissions de sécurité.
• Gérer en appui du service comptable les crédits de la mission, avec notamment le suivi du marché de prestations météorologiques et le suivi calendaire du budget du SIS67 (suivi des engagements, des périodes de marchés, contacts avec les partenaires).
• Actualiser et gérer les informations relatives à la sécurité civile disponibles sur les sites internet de la collectivité, en lien avec les webmasters.
• Rédiger, saisir et mettre en forme les divers courriers, notes et documents en veillant au respect de la charte graphique, à la mise en forme et à la cohérence graphique et opérationnelle du Plan Communal de Sauvegarde et des annexes spécifiques.
• Assurer l’accueil téléphonique et physique de la mission.
• Gérer les agendas des collaborateurs-trices.
• Constituer et suivre les dossiers en cours et les contacts. en assurer le classement et l’archivage.
• Organiser et préparer les réunions.
• Assurer le suivi des courriers et courriels, et des délibérations.

Profil

• Bac secrétariat, assistant de direction exigé, BTS/DUT souhaité.
• Expérience dans le domaine du secrétariat.
• Maîtrise de la culture administrative générale.
• Maîtrise des règles du secrétariat et de la charte graphique.
• Maîtrise de la langue française (orthographe et grammaire).
• Maîtrise des techniques de classement et d’archivage.
• Maîtrise des logiciels bureautiques et logiciels spécifiques (Word, Excel-fonctions avancées, Outlook, Powerpoint, Elise, Elyx, Sharecan, Open Data, Google Drive, Webprev) et/ou aptitude à l’apprentissage de nouveaux logiciels.
• Connaissance des procédures et circuits (courriers, parapheurs).
• Connaissances en comptabilité simple.
• Capacité à rédiger.
• Qualités relationnelles, capacité à s’adapter à des interlocuteurs-trices différents-es.
• Capacité à travailler en équipe.
• Capacité à rendre compte.
• Sens de l’organisation, rigueur, méthode, aptitude à prioriser les tâches et à respecter les délais et échéances, à travailler dans l’urgence et dans les situations stressantes.
• Autonomie et sens de l’initiative.
• Discrétion et confidentialité.

Avantages liés au poste

• Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
• Prime de fin d’année.
• Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
• Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
• Chèques vacances sous conditions.
• Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques,…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.