assistant-e de direction

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

La Direction des Ressources logistiques est composée de 4 services opérationnels (les Moyens généraux, l’Imprimerie, Parc véhicules et ateliers, Mission achat opérationnels) et d’un service Administration générale des ressources.

Description des missions, Activités

Au sein de cette direction, et rattaché-e directement à la directrice des ressources logistiques, vous assurez le secrétariat de la Directrice et de la cheffe de service Administration générale des ressources en les assistant au quotidien. Vous êtes également le/la référent-e auprès des assistantes des services de la Direction. 

Activités principales :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction.
• Gérer l’agenda de la directrice et de la cheffe de service AGR en tenant compte des priorisations.
• Tenir à jour le calendrier des congés de l’équipe de direction.
• Mettre à jour les carnets d’adresses et listes de diffusions.
• Prioriser les informations à transmettre et choisir les modes de diffusions adéquates (mail collectif, téléphone, courrier...).
• Préparer et suivre d’un point de vue logistique et administratif les réunions et temps forts de la Direction.
• Mettre en forme courriers, notes, publipostages, supports de présentation…
• Assurer la réception, le traitement numérique et la diffusion du courrier entrant et sortant de la Directrice, ainsi que le classement et l’archivage.
• Assurer le suivi des délibérations en lien avec les assistantes des services et être correspondant délibération pour la direction.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
• Assurer le rôle de RIU pour le service de l’Administration générale et ressources.
• Créer et animer le réseau des assistantes de services de la Direction.
• Assurer l’organisation et le classement  physique et numérique des dossiers. 

Activités secondaires :

• Appuyer ponctuellement les cadres du service AGR et le responsable de la MAO pour le montage de réunions stratégiques ou le suivi de notes d’arbitrage.
• Assurer le rôle de RGPD  des services de la direction.
• Gérer et commander les stocks de matériel bureautique, de consommables informatiques.
• Assurer l’interim du secrétariat en service.

Profil

• Bac à Bac+2 dans le demaine de l’assistanat de direction, secrétariat ou équivalence.
• Expérience dans des fonctions similaires souhaitées.
• Maîtrise de la culture administrative et du statut de la fonction publique territoriale.
• Maîtrise des outils Office Outlook, Word et Excel (fonctions avancées, graphiques, tableaux croisés, powerpoint) et logiciels métiers.
• Capacité à mettre en forme les documents et tableaux en respectant la charte graphique.
• Capacité à renseigner et orienter les interlocuteurs.
• Capacité à recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques.
• Capacité à organiser les agendas et prioriser les rendez-vous en fonction des contraintes.
• Capacité à s’adapter aux méthodes de travail des différents collaborateurs.
• Capacité à travailler en équipe.
• Amabilité et écoute des interlocuteurs-trices.
• Disponibilité.
• Esprit d’initiative.
• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité.

Avantages liés au poste

• Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
• Prime de fin d’année.
• Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
• Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
• Chèques vacances sous conditions.
• Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.