assistant-e administratif-ve, logistique et financier-ère

N° annonce

E002336

Direction

Relations européennes, internationales et transfrontalières

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent
fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an)

Durée de temps de travail

Temps complet - 35h00

Grade(s)

Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe

Date limite de dépôt des candidatures

26/03/2023

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Strasbourg, capitale européenne, ville cosmopolite située au sein d’un espace transrhénan dynamique, veut accompagner le territoire et ses habitant.es vers une transition démocratique, écologique et solidaire. Pour parvenir à cet objectif, elle doit déployer son action à toutes les échelles : transfrontalière, européenne et internationale et intégrer ces trois dimensions à l’ensemble de ses politiques publiques. Au sein de l’administration, la Direction des Relations européennes, internationales et transfrontalières (DREIT) est chargée de porter et d’animer cette stratégie.

Description des missions, Activités

Sous l’autorité du/de la responsable du département, vous assurez les missions d’assistanat pour le département Strasbourg Capitale européenne. Vous avez également pour mission spécifique d’assurer l’assistance du suivi de la Mission Strasbourg Capitale européenne - structure permanente placée sous l’autorité conjointe des signataires du Contrat triennal. Par ailleurs, vous pouvez également être amené-e à appuyer de manière transverse certains projets et certains chantiers stratégiques en dehors du périmètre du département.

Activités principales :

Missions liées au Contrat triennal :

  • Veiller à une complémentarité des actions menées dans le cadre du Contrat triennal avec le/la chargé.e de mission Strasbourg Capitale européenne de la Ville de Strasbourg.
  • Concevoir et mettre en œuvre des événements de promotion du statut européen de Strasbourg et de la citoyenneté européenne sur le territoire métropolitain - en lien avec les partenaires du Contrat triennal, les partenaires externes, en particulier transfrontaliers, les membres de l’Agora Strasbourg Capitale européenne, et les entités de la direction des relations européennes et internationales.
  • Assurer la gestion financière du Contrat triennal à toutes les étapes (inscription, exécution, bilan annuel et bilan définitif), en lien étroit avec les services financiers et comptables des partenaires.
  • Assurer la gestion et le suivi financier des trois fonds de soutien « Culture », « Recherche et innovation » et « Démocratie » : rédaction des appels à projets, recueil et instruction des demandes de financement. Cette instruction devra se faire en relation permanente avec les services concernés de la Ville et de l’Eurométropole (en particulier direction de la Culture, direction du développement économique et de l’attractivité, direction des relations européennes et internationales) et en coordination avec les services techniques des autres membres de la Mission Strasbourg Capitale européenne.
  • Assurer la gestion et le suivi financier de la ligne Agora Strasbourg capitale européenne du Contrat triennal, être le référent financier des associations strasbourgeoises qui en sont membres et instruire les demandes de subventions qu’elles déposent.
  • Assurer la préparation logistique et administrative des réunions liées au Contrat triennal ainsi que de certains projets associés.
  • Préparer les documents financiers et comptables pour les projets soumis à l’arbitrage du comité technique et du comité de pilotage.
  • Concevoir des outils d’évaluation qualitative et quantitative du Contrat triennal, collecte des indicateurs et évaluation régulière du Contrat.

Missions d’Assistanat administratif

  • Rédiger et mettre en forme de courtes notes, lettres et mails.
  • Assurer l’accueil physique et la gestion des appels téléphoniques en français, allemand ou anglais.
  • Assurer le suivi budgétaire du département (en lieu avec le/la comptable de la DREIT).
  • Assurer la gestion des agendas électroniques des chargés de mission.
  • Assurer l’organisation de réunion, la préparation de dossiers en lien, la prise de note durant celle-ci  et la rédaction  des comptes rendus.
  • Assurer la réservation de billets d’avion auprès de l’agence de voyage, de bus ou de taxis ainsi que d’hôtels et de restaurants.
  • Assurer l’organisation de réceptions, visites de musées, visites en bateau, visites guidées...
  • Assurer la réservation d’interprètes et du matériel de traduction.

Profil

  • Baccalauréat assistant de direction ou équivalent.
  • Expérience sur poste de même nature souhaitée.
  • Connaissance du territoire strasbourgeois, ses acteurs, ses atouts, et des enjeux liés à la politique européenne de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg.
  • Connaissance des institutions européennes, de leur fonctionnement et plus généralement des différentes parties prenantes aux questions européennes.
  • Connaissance de l’environnement administratif, juridique et financier des collectivités territoriales et capacité à gérer les opérations administratives, logistiques et/ou financières au sein d'une administration publique.
  • Connaissance du marché, des acteurs et de la gestion d’un projet dans le secteur évènementiel.
  • Maîtrise de l’anglais (B2) et de l’allemand appréciée (B1).
  • Capacité à comprendre l'organisation et le fonctionnement d'une manifestation / d'un site.
  • Capacité à élaborer des préconisations, proposer des solutions et scénarii d'amélioration.
  • Capacité à argumenter, réfuter, convaincre tant à l’oral qu’à l’écrit.
  • Capacité d’analyse et de synthèse.
  • Capacité à utiliser l’outil informatique (Word, Excel, Power point, Internet, Outlook et applications comptables standard).
  • Travail en équipe, rigueur, organisation et discretion.

Avantages liés au poste

  • Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • Prime de fin d’année.
  • Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
  • Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • Chèques vacances sous conditions.
  • Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Condition de l'exercice

  • Localisation : 9 rue Brûlée.