assistant-e de direction

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Au sein de la Direction des Mobilités, le service Stratégie et gestion du stationnement a en charge l’élaboration et la mise en œuvre de la politique du stationnement sur voirie et dans les parkings en ouvrage, dans le cadre des orientations et enjeux de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg en matière de mobilité, d’urbanisme, économique,…

Il compte une quinzaine d’agents-es.

Description des missions, Activités

En tant qu’assistante de direction, vous apportez une aide permanente au/à la chef-fe de service et à son adjoint-e en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique de différents publics.

Activités principales :

Assistance au/à la chef-fe de service et son adjoint-e dans l’organisation du service

• Etre en charge de l’accueil physique et téléphonique.
• Recevoir, filtrer et transmettre les communications téléphoniques, messages et courriels.
• Organiser l’agenda du/de la chef-fe de service et de son adjoint-e en fonction de leurs priorités.
• Organiser et planifier des réunions, préparer les dossiers et outils de présentation.
• Participer aux réunions des cadres du service et rédiger les comptes rendus.
• Assister le/la chef-fe de service dans les tâches de coordination des départements : bilan d’activité, tableaux de bord, suivi des demandes du cabinet et des élus-es, suivi des dossiers sensibles.

Gestion des documents internes, externes et le courrier

• Rédiger, saisir, mettre en forme des courriers et documents conformément à la charte graphique puis en assurer le suivi.
• Réceptionner, organiser et diffuser les informations/documentation et s’assurer de la qualité des échanges entre les départements et le chef de service et son adjoint.
• Organiser le classement, le suivi et l’archivage administratif des dossiers gérés par le service (physiques ou dématérialisés).
• Assurer le suivi des délais de réponse des courriers et être le relais du/de la chef-fe de service et des responsables de département pour garantir le respect des délais.

Prise en charge en toute autonomie de certains dossiers

• Déclarer les projets de délibération dans l’outil dédié en respectant les délais associés et assurer le suivi du circuit de validation.
• Assurer une veille documentaire, sélectionner les insertions légales et les articles dans la presse et les diffuser sous forme de revue de presse.

Participation à la démarche qualité au sein du service

• Veiller au respect des délais de réponse aux sollicitations des usagers-ères tels que prévus par la procédure.
• Organiser et veiller à la bonne utilisation des répertoires partagés par le service.

Activités secondaires :

• Faire des recherches bibliographiques à partir des demandes des cadres du service et élaborer les dossiers de synthèse.
• Régulariser les situations au sein de l’OGST en cas de besoin.

Profil

• Bac à bac+2 assistanat de direction / de manager ou équivalent.
• Expérience confirmée sur fonctions similaires.
• Expertise des techniques de secrétariat.
• Maîtrise des logiciels bureautiques.
• Maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire.
• Maîtrise des procédures administratives.
• Maîtrise des techniques et outils de communication.
• Connaissance des logiciels OGST, AirDélib appréciée.
• Connaissance des techniques de classement et d’archivage.
• Capacité à rédiger, aisance orale et écrite, esprit de synthèse.
• Qualités relationnelles, sens de la diplomatie, capacité à s’adapter à des interlocuteurs-trices différents-es.
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode, réactivité, capacité à travailler dans l’urgence.
• Autonomie et esprit d’initiative.
• Sens du travail en équipe et en binôme.
• Faire preuve de discernement.
• Discrétion.

Avantages liés au poste

• Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
• Prime de fin d’année.
• Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
• Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
• Chèques vacances sous conditions.
• Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques,…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.