gestionnaire du courrier – f/h

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Au sein du service des Moyens généraux, le département Courrier est en charge du traitement et de l’acheminement du courrier. Sous l’autorité du responsable de la section traitement-acheminement, au sein de la cellule gestion administrative du courrier, vous êtes en charge du traitement administratif du courrier.

Description des missions, Activités

Activités principales :

Traitement du courrier

• Lire les courriers et désigner le service instructeur.
• Lire le courrier nominatif adressé à la Maire, à la Présidente, à la Directrice générale des services, désigner le service instructeur, enregistrer le courrier sur le logiciel de courrier.
• Enregistrer les invitations de la Maire et de la Présidente sur un logiciel spécifique.
• Traiter les courriels arrivés sur la boîte aux lettres de l’Eurométropole de Strasbourg (accusé de réception, enregistrement et transmission).
• Traiter les courriers avec suivi spécifique (exemple : recommandés), les enregistrer et les transmettre au service instructeur.
• Traiter les fax (enregistrement et transmission).
• Procéder à la vérification des parapheurs (présentation, mise en forme, respect de la charte graphique, vérification sur logiciel courrier, retour adjoints-es et vice-présidents-es,…).
• Assurer la diffusion des notes de service.
• Enregistrer des courriers via la nouvelle plateforme de distribution des courriers Elise.
• Enregistrer des notes Directeurs/chefs de service sur Sharecan.
• Mettre à jour des listes de diffusion Outlook en gestion des Moyens Généraux.

Autre :

• Procéder à des requêtes et des comptages dans le cadre de l’élaboration de statistiques.
• Suivre les affaires non clôturées sur le logiciel courrier et faire le lien avec le service.
• Assurer à tour de rôle une permanence par roulement pour les urgences.

Activités secondaires :

• Assurer, en cas de besoin, certaines activités de la cellule tri-acheminement et de la section affranchissement.

Profil

• BEP ou CAP.
• Débutant accepté.
• Maîtrise de la langue française.
• Maîtrise de l’outil informatique et des outils bureautiques courants.
• Connaissance des compétences des services, des circuits administratifs et de l’organigramme.
• Bonnes capacités à organiser son travail.
• Savoir travailler en équipe.
• Savoir gérer les urgences.
• Rigueur et discrétion.
• Permis B souhaité.

Avantages liés au poste

• Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
• Prime de fin d’année.
• Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
• Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
• Chèques vacances sous conditions.
• Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques,…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Condition de l'exercice

• Port des EPI obligatoire : sabots de sécurité lors des permanences (1 permanence par roulement à partir de 7h30 à 11h45 et de 14h30 à 17h30).
• Du lundi au vendredi - amplitude horaire 7h30 à 17h30 - Plages variables tous jours (avec une présence souhaitée de 9h à 11h30 et de 14h30 à 16h).