Assistant-e de direction

N° annonce

E000258

Direction

Finances et programmation

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent
Fonctionnaire ou à défaut contractuel

Durée de temps de travail

Temps complet

Grade(s)

Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe

Date limite de dépôt des candidatures

11/04/2021

Durée du contrat (pour les personnes non titulaires)

1 an

Au sein de la Direction des Finances et de la programmation, vous assurez le bon fonctionnement du secrétariat de la direction et assistez l’équipe de direction dans la gestion quotidienne de leurs activités. 
 

Description des missions, Activités

•    Assurer l’assistanat de la direction : 
- accueil physique et téléphonique,
- traitement, diffusion et suivi du courrier (papier et électronique) en veillant au respect des échéances et de la charte graphique,
- gestion des agendas de l’équipe des encadrants-es,
- organisation de réunions (gestion des invitations, diffusion de l’ordre du jour, réservation des salles…),
- constitution et suivi de fonds de dossiers (délibérations, commission Finances Ville, questionnaires Fitch, commission mixte paritaire, documents budgétaires et comptables…), 
- rédaction de notes, comptes rendus, courriers et documents divers,
- classement et archivage. 
•    Veiller à la bonne circulation de l’information (transmission des messages, rappel des informations importantes…).
•    Organiser les déplacements des agents-es de la direction.
•    Gérer les commandes et la réception des fournitures. 
•    Assurer la fonction de RIU pour la direction.
•    Apporter un appui dans l’actualisation des outils de suivi d’activité et saisir les absences dans les logiciels RH dédiés (OGST, CIVI-RH…).
•    Contribuer aux publications de la direction sur TOTEMS.

Profil

•    Bac à bac+2 dans le domaine administratif (assistant-e de direction, assistant-e de manager ou équivalent).
•    Expérience sur un poste similaire souhaitée.
•    Maîtrise des techniques de secrétariat.
•    Maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire ainsi que des règles de l’expression orale et écrite.
•    Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et capacité d’adaptation aux logiciels métiers (Elise, Airdélibs, Coriolis, parafs, OGST et Civi-RH).
•    Connaissance des règles et usages administratifs, du fonctionnement et du rôle d’une collectivité territoriale.
•    Connaissance des principes de base de la comptabilité publique.
•    Capacités rédactionnelles en matière de prise de notes et de comptes rendus.
•    Capacité à recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques et les sollicitations.
•    Capacité à organiser et gérer les agendas en fonction des urgences et des priorités. 
•    Qualités relationnelles et adaptabilité aux différents-es interlocuteurs-trices.
•    Sens des priorités et capacité à rendre compte.
•    Ecoute et diplomatie, discrétion et confidentialité.
•    Organisation, rigueur et méthode.
•    Sens du travail en équipe.

Condition de l'exercice

•    Localisation : centre administratif.
•    Permanence certains jours jusqu’à 17h (en alternance avec son binôme).