assistant-e de direction

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Au sein du service Prévention et qualité de vie au travail, vous apportez une assistance au chef de service, en termes d’organisation du temps, de gestion, d’information, d’accueil, de suivi de dossiers et de classement

Description des missions, Activités

• Assister le chef de service dans l’organisation de son activité.
• Tenir les agendas respectifs et prendre les rendez-vous en fonction des priorités.
• Rappeler les informations importantes, préparer les dossiers nécessaires aux réunions et entretiens.
• Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus de réunion.
• Rédiger et/ou mettre en forme des courriers, notes, et divers documents.
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques.
• Assurer la coordination avec les assistantes de la DRH, de la DGS et des élus. Être l’interlocuteur·trice de la Mission Dialogue Social pour le CST et la Formation Spécialisée et des Préventeurs.
• Assurer l’organisation matérielle des réunions du service (réservation de salle, de véhicule, envoi des convocations, …).
• Tenir les tableaux de bord de sécurité et prévention au travail (collecte, vérification et traitement des données, communication), rédiger des rapports (rapport au CDG, bilan social, programme annuel de prévention)
• Contribuer à l'animation des réseaux de la prévention et à l’amélioration de la transversalité des pratiques (réunions mensuelles, partage d’informations…) en lien avec les chargées de missions du service.
• Contribuer à l'élaboration des supports de communication des actions de prévention,en lien avec les chargées de missions.
• Apporter une aide administrative sur les dossiers Handicap (transcription en braille, traitement des compléments chèques vacances, etc.).
• Assurer la diffusion vers les agents-es des divers documents et notes
• Procéder à la saisie informatique et au suivi des entrées et sorties de courrier sur le logiciel dédié.

• Contrôler la qualité rédactionnelle et la mise en forme de tous les documents émanant du service (courriers, arrêtés, …).
• Assurer les fonctions de « correspondant courrier » en lien avec le service des Moyens généraux.

• Renseigner les agents-es du service sur les règles RH.
• Suivre et saisir les éléments dans les bases de données dédiées, absences, maladies, formations, déplacements de service, congés etc.…
• Mettre à jour les dossiers personnels des agents-es du service.
• Elaborer les plannings de congés du service.
• Etablir et renseigner des tableaux de bord.

Activités  secondaires:

• Participer à la veille technologique et réglementaire en santé et sécurité au travail.
• Assurer le suivi du parc des appareils de métrologie du service.
• Contribuer aux projets transversaux du service et de la DRH.
• Gérer l'archivage et le classement du service.
• Participer une fois par an à la révision du plan de classement du service et veiller à son application au sein du service.

Profil

• Bac à BTS assistant de direction.
• Expérience souhaitée sur un poste similaire.
• Maîtrise de la fonction publique et du fonctionnement de la collectivité.
• Maîtrise des techniques de secrétariat.
• Maîtrise des outils informatiques (Pack Office) et capacité d’adaptation aux logiciels métiers.
• Qualité rédactionnelle.
• Capacité à travailler en équipe.
• Qualités relationnelles, capacité à s’adapter à différents-es interlocuteurs- trices.
• Autonomie, capacité à prendre des initiatives.
• Organisé, méthodique.
• Discrétion et confidentialité.

Avantages liés au poste

• Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
• Prime de fin d’année.
• Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
• Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
• Chèques vacances sous conditions.
• Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code général de la Fonction publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle