Assistant-e de direction

N° annonce

E000529

Direction

Solidarités, santé et jeunesse

Service

Centre communal d'action sociale

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent
Fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an)

Durée de temps de travail

Temps complet

Grade(s)

Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe

Date limite de dépôt des candidatures

23/05/2021

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Les actions menées par la direction solidarités, santé, jeunesse visent à favoriser le vivre ensemble, le bien-être et la cohésion sociale et ainsi lutter contre les inégalités pour donner à chacun-e une place pleine et entière à travers un ensemble de services et d’actions de proximité adaptée aux enjeux de territoire.
La direction œuvre sur le champ large de la cohésion sociale à travers 3 champs de politiques publiques qu’elle pilote :
•    La santé et le soutien à l’autonomie.
•    La jeunesse et l’éducation populaire.
•    L’insertion et le développement social regroupant l’action sociale de proximité, la lutte contre l’exclusion-CCAS, la gestion des aires des gens du voyage et le département Logement/FSL.

Le service Lutte contre l’exclusion – CCAS met en œuvre la politique de prévention et de lutte contre la précarité et l’exclusion sur le territoire de la Ville et de l’Eurométropole. Il regroupe les entités du CCAS de la Ville de Strasbourg (2 hébergements d’urgence de nuit, 1 accueil de jour, 1 espace de douches et soins, 1 équipe médico-sociale de rue, 1 pôle d’accueil et d’accompagnement social), l’aide sociale communale ainsi que l’équipe espace public/ vulnérabilité. 
Le Département Logement/FSL porte la politique en matière de logement favorisant l’accès et le maintien dans le logement des personnes en s’appuyant notamment sur le fonds de solidarité pour le logement.
 

Description des missions, Activités

Rattachée au service Lutte contre l’exclusion – CCAS, vous assistez la cheffe de service, la secrétaire générale du CCAS ainsi que la responsable du département Logement/FSL afin d’optimiser la gestion de leur activité et prenez en charge des dossiers complets ou des évènements spécifiques.

Activités principales
•    Gérer la réception, le traitement et la diffusion du courrier entrant et sortant dans le logiciel Elise.
•    Gérer l’agenda des responsables tout en organisant les priorités et les urgences.
•    Préparer et organiser les réunions.
•    Participer à des réunions en rédigeant les comptes rendus et relevés de décision.
•    Concevoir et rédiger des courriers courants, notes et rapports tout en assurant le respect des circuits/procédures et le suivi des parapheurs (notamment via le logiciel ELISE).
•    Créer, enregistrer et suivre la validation des délibérations Ville et Eurométropole via le logiciel Air Délib.
•    Élaborer des tableaux de bord, produire des statistiques et collaborer au bilan d’activités.
•    Organiser le classement et l’archivage des documents y compris dématérialisés.
•    Gérer les interpellations écrites des habitants-es en proposant des courriers ou mails de réponses tout en respectant les délais (BAL, ELISE…).
•    Assurer l’interface avec le service Administration générale ressources de la direction dans le suivi de l’instruction des demandes de subventions déposées par les associations.
•    Réaliser le suivi des demandes de financement du CCAS auprès de l’Etat.
•    Assurer la liaison et la coordination avec les partenaires institutionnels (Etat, CeA, CAF) et les associations caritatives.
•    Préparer et suivre en autonomie et en appui à la secrétaire générale du CCAS l’évènement « Village du partage » dans le cadre de l’opération « Strasbourg, Capitale de Noël ».
•    Assurer le portage du dossier de la billetterie en lien avec la direction des sports, à destination du public hébergé ou accompagné par les associations caritatives. 
•    En l’absence de l’assistante ressources humaines du service prendre le relais dans la gestion de l’outil OGST.

Assistance du département logement/FSL
•    Assurer le secrétariat de la mission logement notamment le suivi des dispositifs d’accès au logement (logements réservataires, logements AIVS, IML…), assurer le secrétariat des informations collectives logement (invitations et organisation), en lien avec la responsable, assure le suivi des situations locatives complexes (accès et maintien) qui nécessitent une vigilance spécifique.
•    Sur les expulsions locatives : préparer et assurer le secrétariat des COPIL « maintien dans les lieux ».
 

Profil

•    Bac à bac+2 dans le domaine administratif (assistant-e de direction, assistant-e de manager ou équivalent).
•    Expérience minimum de 3 ans en assistanat et secrétariat de direction souhaitée.
•    Maîtrise des techniques de secrétariat.
•    Maîtrise des outils informatiques (Pack Office) et capacité d’adaptation aux logiciels métiers.
•    Connaissance des règles et usages administratifs et du fonctionnement et du rôle d’une collectivité territoriale.
•    Capacité rédactionnelle en matière de prise de notes et de compte-rendu.
•    Capacité à travailler dans l’urgence et à gérer des priorités.
•    Capacité à s’adapter à différents-es interlocuteurs- trices.
•    Ecoute et diplomatie, discrétion et confidentialité.
•    Organisation, méthode et rigueur.
•    Autonomie et esprit d’initiative.
•    Sens du travail en équipe.

Avantages liés au poste

•    Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
•    Prime de fin d’année.
•    Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
•    Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
•    Chèques vacances sous conditions.
•    Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.