Assistant-e de direction

N° annonce

E000584

Direction

Solidarités, santé et jeunesse

Service

Gens du voyage

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent

Durée de temps de travail

Temps complet

Grade(s)

Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe

Date limite de dépôt des candidatures

13/06/2021

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Description des missions, Activités

Sous la responsabilité de la cheffe de service, vous apportez une aide administrative permanente et réactive à l’encadrement du service, en termes notamment de coordination, priorité des dossiers à gérer et fonctionnement général du service. Vous êtes le-la référent-e RH du service et le-la correspondant-e privilégié-e des agents-es du service en matière de ressources humaines, ainsi que le-la référent-e informatique du service. Vous collaborez avec les assistants-es de la Direction solidarités santé jeunesse, de la direction générale, du cabinet, de la vice-présidence en charge de l’accueil des gens du voyage.

Activités

Assistance à l’encadrement dans la gestion des dossiers et les urgences du service

  • Contribuer à gérer les priorités du service : rappeler les délais, prioriser les demandes entrant dans le service, veiller à faire respecter les délais. Alerter l’encadrement en cas de difficultés.
  • Gérer les appels téléphoniques, les courriers entrant et sortant, les notes et les mails.
  • Organiser les réunions de travail, gérer les agendas et conflits de réunions, en lien avec les autres assistantes de la Direction et avec celles des élus-es.
  • Préparer, centraliser les dossiers afférents aux réunions et rdv, assurer le classement. Participer à des réunions et prendre en charge la rédaction du compte-rendu.

Référent-e « Ressources Humaines » du service

  • Participer à la démarche transversale du réseau RH de la direction en lien avec le RRH (réunions bimestrielles, chantiers transversaux, retour réunions RRH/DRH).
  • Etre l’interlocuteur–trice des agents-es du service pour toute question relative aux ressources humaines, en lien avec l’encadrement.
  • Organiser, participer et suivre les processus de recrutement.
  • Assurer le suivi des carrières des agents-tes, renseigner les données pour les promotions, suivre les arrêtés et renouvellements de contrat, les préparations de départ en retraite, le suivi des apprenti-es et stagiaires écoles.
  • Assurer le suivi du planning de présence/absence des agents du service et gérer l’outil spécialisé OGST.
  • Participer au plan de formation du service, en lien avec les encadrants. Assurer les saisies dans le logiciel spécialisé INSER.
  • Assurer le suivi des habilitations et permis obligatoire (électriques, CACES, etc.) en lien avec le Responsable Technique et le Responsable de la Gestion du dispositif d’accueil .
  • Gérer les maladies dans le logiciel spécialisé Civi-Rh et assurer le suivi avec le médecin de prévention (AT, CRI, organisation des visites, suivi de l’absentéisme).
  • Saisir les éléments variables de paie dans le logiciel spécialisé Civi-Rh.

Responsable du suivi logistique du service et référent-e informatique

  • En lien avec l’encadrement, assurer le suivi du plan de classement dématérialisé. Procéder au classement et à l’archivage des documents produits.
  • Etre responsable des achats courants et du stock. S’assurer du respect du budget, en lien avec la référente administrative et financierère.
  • Assister le-la responsable de la prévention hygiène sécurité du service (le technicien de suivi opérationnel – adjoint au responsable technique) dans ses missions liées à la gestion des stocks, au suivi des véhicules et des matériels du service.
  • Etre le-la correspondant-e du service pour le bâtiment occupé par le service, vis-vis du-de la chef-fe d’établissement de l’ERP et de la Direction des Ressources Logistiques de l’EMS.
  • Etre le-la référent-e informatique auprès du RIU du service Administration Générale Ressources.

Profil

  • Bac à bac+2 dans le domaine administratif (assistant-e de direction, assistant-e de manager ou équivalent).
  • Expérience minimum de 3 ans en assistanat et secrétariat de direction souhaitée.
  • Maîtrise des techniques de secrétariat.
  • Maîtrise des outils informatiques (Pack Office) et capacité d’adaptation aux logiciels métiers.
  • Connaissance des règles et usages administratifs et du fonctionnement et du rôle d’une collectivité territoriale.
  • Capacité rédactionnelle en matière de prise de notes et de compte-rendu.
  • Capacité à travailler dans l’urgence et à gérer des priorités.
  • Capacité à s’adapter à différents-es interlocuteurs- trices.
  • Ecoute et diplomatie, discrétion et confidentialité.
  • Organisation, méthode et rigueur.
  • Autonomie et esprit d’initiative.
  • Sens du travail en équipe.

Avantages liés au poste

  • Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • Prime de fin d’année.
  • Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
  • Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • Chèques vacances sous conditions.
  • Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Condition de l'exercice

Affectation : au siège du service des gens du voyage – site de la Fédération à Strasbourg.