assistant-e de direction générale

N° annonce

E000586

Direction

Direction générale des Services

Catégorie(s)

B

Type de recrutement

Permanent
fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an)

Durée de temps de travail

Temps complet

Grade(s)

Rédacteur à Rédacteur principal 1ère Classe

Date limite de dépôt des candidatures

13/06/2021

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Au sein de la Direction générale des services, la Direction générale adjointe « Accompagnement humain, transformation et innovation » est une facilitatrice et un appui à chaque direction dans son fonctionnement quotidien et ses projets. Elle accompagne en effet les agents-es à un niveau individuel et les collectifs de travail. Elle porte et répond également aux enjeux numériques et informatiques, en lien et au service de l’ensemble des directions, des habitants-es et des territoires. Elle contribue aussi à donner de la visibilité et de la clarté aux projets de la collectivité, aux initiatives et réalisations des agents-es à travers sa communication externe et interne.

Description des missions, Activités

Vous assistez le Directeur général adjoint « Accompagnement humain, transformation et innovation » en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers.

Accueil physique et téléphonique 

  • En externe : veiller à l’image de la collectivité, faire preuve de disponibilité et d’amabilité.
  • En interne : entretenir un climat de confiance avec les assistantes de la Direction générale, des élus-es et du Cabinet, ainsi que les assistantes des directeurs-trices et chefs-fes de service, chefs-es de projet et tout-e interlocuteur-trice afin de fluidifier les échanges, faciliter l’organisation et la prise de décision.

Communication / Information :

  • Entretenir le réseau des assistantes de la direction générale adjointe et participer au réseau des assistantes de la collectivité.
  • Veiller à la bonne circulation de l’information.

Gestion du courrier

« entrée »

  • Lecture, annotation, reporting sur l’agenda, prise en compte des réunions et présentation de l’ensemble du courrier selon demande du DGA.
  • Vérification des parapheurs : contrôle de présentation dans le respect de la charte graphique ainsi que de l’orthographe/grammaire/syntaxe.

« sortie »

  • Traitement du courrier selon les consignes du DGA.
  • Enregistrement dans le logiciel Elise en veillant au respect du processus de diffusion.
  • Classement en respectant un plan de classement.
  • Archivage selon les règles en vigueur à l’Eurométropole.

Gestion du temps

  • Etablir l’agenda en fonction de différents paramètres : agenda des élus-es, réunions régulières, priorités / urgences.
  • Prendre en compte les temps de préparation de réunion, de l’équilibre entre les réunions stratégiques, les entretiens bilatéraux pour la construction d’un agenda hebdomadaire aussi équilibré que possible.
  • Organiser des déplacements et voyages de service : recherche de la meilleure utilisation du temps, réservation des solutions de déplacement et d’hébergement, liquidation des frais,
  • Organiser des déjeuners de travail.
  • Tenir à jour des tableaux de congés du DGA et directeurs-trices.

Fonction de rédaction

  • Rédiger des documents (notes, courriers) selon les consignes du DGA.
  • Rédiger des comptes rendus.

Suivis spécifiques

  • Veiller à la constitution des dossiers de rendez-vous du DGA (identification précise du sujet, demande claire relayée à la personne compétente) et au retour dans les délais impartis,
  • Tableau de suivi des engagements de la Maire et de la Présidente :  assurer un suivi dans l’évolution de la préparation des éléments en vue d’un retour dans les délais impartis,
  • Délibérations : veiller à la circulation, dans les délais, des délibérations présentées en visa du DGA pour une transmission dans les délais impartis aux élus-es.

Organisation : travail en binôme avec l’assistante d’une autre DGA.

Dans un contexte d’évolution de l’organisation et des besoins d’assistance au sein de la DGA, le poste est susceptible de connaître des évolutions.

Profil

  • BTS assistante de direction, assistante manager, ou équivalent.
  • Expérience confirmée en assistanat de direction.
  • Expertise des techniques du secrétariat.
  • Expertise de la langue française (orthographe et grammaire).
  • Expertise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Elise, Outlook, Airdélib).
  • Expertise des procédures et circuits, courriers, parapheurs, et de la charte graphique.
  • Expertise du fonctionnement de l’administration.
  • Capacité à rédiger, analyser et synthétiser.
  • Capacité à organiser son travail et à anticiper.
  • Capacité à s’adapter à des interlocuteurs-trices différents-es.
  • Capacité à travailler en équipe.
  • Capacité à rendre compte.
  • Capacité à à gérer les priorités, à travailler dans l’urgence et le stress.
  • Qualités relationnelles, diplomatie et courtoisie.
  • Rigueur et méthode.
  • Autonomie et sens de l’initiative.
  • Maîtrise de soi, patience.
  • Discrétion et confidentialité.

Avantages liés au poste

  • Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • Prime de fin d’année.
  • Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
  • Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • Chèques vacances sous conditions.
  • Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Condition de l'exercice

  • Disponibilité requise notamment en fin de journée.