secrétaire-assistant-e

N° annonce

E000744

Direction

Enfance, éducation

Service

Inscriptions et scolarité

Catégorie(s)

B, C

Type de recrutement

Permanent

Durée de temps de travail

Temps complet -

Grade(s)

Adjoint administratif principal de 2e classe à Adjoint administratif principal de 1ère classe, Rédacteur

Date limite de dépôt des candidatures

25/07/2021

Durée du contrat (pour les personnes non titulaires)

Fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD 1 an)

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

La Direction de l’enfance et de l’éducation remplit plusieurs missions : accueillir les enfants de 0 à 11 ans dans les établissements de la petite enfance et dans les écoles maternelles et élémentaires, mettre en œuvre les moyens de fonctionnement et les conditions de sécurité optimales pour l’ensemble des établissements, développer un projet éducatif sur l’ensemble des temps de l’enfant et organiser des manifestations autour de l’école.

Pour permettre l’accueil des enfants dans les écoles maternelles et élémentaires publiques, le service Inscriptions et scolarité de cette direction assure le traitement des inscriptions scolaires et périscolaires.

Description des missions, Activités

 

Vous assistez la cheffe du service des inscriptions et de la scolarité, ainsi que l’ensemble de l’équipe composée de 10 personnes dans leurs activités quotidiennes, et assurer des activités d’accueil, de secrétariat, de coordination et de transmission d’informations. Vous exercez des missions d’accueil dans le cadre des inscriptions scolaires et êtes en charge de la gestion financière des sorties scolaires des écoles. Vous faites partie de l’équipe des secrétaires – assistants-es de la Direction de l’Enfance et de l’éducation.

Activités principales :

  • Assurer l’accueil téléphonique et renseigner les partenaires du service et les usagers-ères du service.
  • Assurer la gestion des boîtes mail du service (demandes d’inscriptions scolaires et périscolaires, demandes de renseignements et courriels divers) et la ventilation des messages pour traitement.
  • Rédiger, mettre en forme et expédier différents types de courriers, notes, délibérations et compte-rendus de réunions.
  • Enregistrer et distribuer le courrier arrivé (y compris les dossiers d’inscriptions scolaires et périscolaires).
  • Gérer l’agenda de la cheffe de service et organiser les réunions (réservation de salles, préparation de dossiers).
  • Assurer le suivi et la mise à jour des plannings de présences et de permanences des agents-es (ARTT et congés).
  • Assurer la gestion administrative et financière des sorties scolaires avec et sans nuitées des écoles publiques et privées (instruction et validation des projets, traitement des factures).
  • Préparer et assurer le suivi administratif des commissions de dérogations (1600 dossiers annuels : organisation des commissions, préparation des listes, notification des décisions aux familles et écoles).

Activités secondaires :

  • Mettre à jour divers tableaux de bord.
  • Classer et archiver les différents dossiers de référence gérés au sein du service.
  • Participer au groupe de travail des assistantes : mettre à jour des bases de données de la direction.
  • Remplacer ponctuellement les assistantes des autres services, voire l’assistante de direction.
  • Assurer la fonction de RIU auprès des utilisateurs-trices du service.

 

Profil

  • Bac pro secrétariat à BTS assistant manager.
  • Expérience en secrétariat appréciée.
  • Expertise des techniques de secrétariat.
  • Connaissance du fonctionnement administratif d’une collectivité.
  • Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, internet) et d’un logiciel spécifique (Elise).
  • Capacités rédactionnelles et organisationnelles.
  • Capacités à identifier et gérer des situations d’urgence.
  • Capacité à travailler en équipe.
  • Capacité à communiquer avec des interlocuteurs-trices variés-es.
  • Qualités relationnelles, d’ouverture et de dialogue.
  • Discrétion.
  • Réactivité et disponibilité.
  • Rigueur.

Avantages liés au poste

  • Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • Prime de fin d’année.
  • Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
  • Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • Chèques vacances sous conditions.
  • Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Condition de l'exercice

  • Localisation : 38 route de l’hôpital - 67100 STRASBOURG.
  • Permanences par roulement jusque 17h30.