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Dématérialisation des marchés publics

Depuis une dizaine d'années, la dématérialisation tend de plus en plus à s'imposer dans les marchés publics. Elle va se généraliser d'ici le 1er octobre 2018. Ainsi, tous les échanges intervenant par voie de papier en matière de marchés publics seront à présent effectués par voie électronique.

Le développement de la dématérialisation dans le domaine de la commande publique vise à simplifier et à assurer la transparence des pratiques des acheteurs publics ainsi que des opérateurs économiques.

Afin d'anticiper les évolutions réglementaires, la Ville et l’Eurométropole de Strasbourg imposent aux entreprises candidates de remettre leurs offres par voie dématérialisée sur notre portail Alsace Marchés Publics pour tous les marchés passés selon une procédure formalisée ou selon une procédure adaptée dont le montant est supérieur à 90 000 euros HT lancés depuis le 1er janvier 2017. Pour plus de renseignements, merci de vous référer au Règlement de Consultation, qui définit la forme que peuvent prendre les dépôts d'offres.

A partir du 1er octobre 2018, la Ville et l'Eurométropole de Strasbourg dématérialiseront également leur processus de passation des marchés pour les marchés dont le montant est égal ou supérieur à 25 000 euros HT.

Les offres dématérialisées n’ont plus à être signées électroniquement dès le stade de la remise de l’offre. Seul le candidat retenu sera invité à signer électroniquement les marchés. Il devra pour cela, dès l’attribution, disposer d’un certificat de signature électronique.

Pour plus d’informations :

Foire aux questions : les offres dématérialisées et la signature électronique

Comment obtenir un certificat de signature électronique ?

Des certificats de signature électronique sont commercialisés par des prestataires de services de confiance qualifiés. Vous trouverez ci-après une liste pour faciliter la prise de connaissance des prestataires : https://alsacemarchespublics.eu/?page=commun.ListeAcRGS&calledFrom=entreprise

La signature électronique est la transposition dans le monde numérique de la signature manuscrite. Elle permet de garantir l’identité du signataire, l’intégrité et la provenance du document.

L’obtention d’un certificat électronique est payant et peut prendre jusqu’à 2 semaines selon l’autorité de certification. Ce certificat a une durée de validité de 1 à 3 ans.

Une signature électronique est-elle visible sur un document ?

La signature électronique se différencie de la signature écrite par le fait qu'elle n'est pas nécessairement visible dans le document. Cette dernière peut être intégrée dans le document source sous format *.pdf (PAdES). Ainsi, un seul fichier existe pour le document et la signature. Ce type de signature est celui préconisé par l’acheteur.

Une signature électronique peut également être détachée du document source (XAdES). Ainsi, un jeton de signature sous format *.xml sera lié au document principal.  Les deux fichiers sont alors transmis simultanément.

Notre plateforme Alsace Marchés publics propose désormais le format de signature PAdES via son outil de signature en ligne, ainsi que la possibilité de signer plusieurs documents à la fois.

Aucune signature numérisée/scannée n’est requise, la signature électronique est suffisante.

Dans l'attente d'avoir un certificat de signature électronique, est-il possible d’effectuer un dépôt papier ?

Les soumissionnaires doivent répondre obligatoirement par voie électronique via Alsace Marchés Publics. Pour plus de renseignements, merci de vous référer au Règlement de consultation, qui définit la forme que peuvent prendre les dépôts d'offres.

Les offres sous format papier envoyées par voie postale ou déposées physiquement au Centre Administratif ne seront ni ouvertes ni analysées.

Si l’acte d’engagement n’a pas été signé lors du dépôt de l’offre,  l’attributaire recevra, un mail l’informant qu’il est l’attributaire du marché et qu’il doit signer l’Acte d’engagement en sa possession lors de la consultation et le retourner signé électroniquement avec un certificat conforme eIDAS. Il est possible de signer un fichier en utilisant l’outil de signature proposé sur https://alsacemarchespublics.eu/ rubrique Outils de signature / Signer un document.

Qu’est-ce que l’horodatage électronique ?

Il s’agit d’un procédé consistant à apposer à un fichier une date fiable sous la forme d'un jeton d'horodatage. La plateforme Alsace Marchés Publics propose un service d’horodatage en ligne. Ce dernier donne une date certaine à la réception de l'offre et de l’ensemble des messages échangés (modification de DCE, questions/réponses,…).

Si plusieurs offres sont successivement transmises par un même candidat, seule est ouverte la dernière offre reçue par le pouvoir adjudicateur dans le délai fixé pour la remise des offres.

En cas d’oubli d’un document, veuillez effectuer un nouveau dépôt en joignant l’ensemble des pièces de votre offre.

Le poids des fichiers est-il limité ?

La taille maximum d’un fichier ne devra pas dépasser 20 Mo. Il vous est recommandé de diminuer le plus possible la taille de vos fichiers en réduisant la qualité. De plus, il vous est demandé de ne remettre uniquement les documents souhaités par l’acheteur (cf. mentions dans le Règlement de consultation).

Une règle de nommage est-elle imposée ?

L’objectif est de faciliter la recherche et la lecture des fichiers informatiques. Ainsi, il est préconisé d’intervenir le moins possible dans le nommage des pièces transmis à l’acheteur. Pour les pièces intégrées au Dossier de consultation (DCE), veuillez uniquement ajouter le nom de votre société ou le nom du mandataire dans le cas d’un groupement :

[Numéro consultation]_[Numéro du lot le cas échéant]_[Type de document]_[Nom opérateur économique ou mandataire].pdf

Exemple : 17001V_AE_DUPONT.pdf (AE = Acte d’engagement)

Pour les pièces ajoutées (mémoire technique,…), veuillez-vous reposer sur le nommage des pièces du DCE.

 Exemple : 17001V_01_MEMOIRE _DUPONT.pdf (mémoire technique pour le lot 1)

Il est indispensable d’éviter l’utilisation des espaces, des accents et de caractères spéciaux.

Vous avez des questions relatives à la dématérialisation des marchés et à la signature électronique ?

Adressez-vous au Service des Achats et de la Commande publique :
Courriel : marchespublics@strasbourg.eu
Tél. : +33 (0)3 68 98 51 19

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